Tietosuojatiimi huolehtii asiakkaiden tietosuojasta

Neljän vuoden pohjustustyön aikana Telialle syntyi 25 Privacy Championin tiimi, joka vie EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen parhaita käytäntöjä koko organisaatioon.

Neljän vuoden pohjustustyön aikana Telialle syntyi 25 Privacy Championin tiimi, joka vie EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen parhaita käytäntöjä koko organisaatioon.

Toukokuussa 2018 voimaan astuva GDPR (General Data Protection Regulation) ei tullut Telialle yllätyksenä. Kun EU vahvisti kaksi vuotta sitten asetuksen sisällön, Telialla oli valmistauduttu sen tuloon jo kahden vuoden ajan.

”Tietosuojatiimimme perustettiin vuonna 2014, jolloin aloitin työni tietosuojan parissa. Sen jälkeen olemme tutkineet ja kehittäneet talon eri yksiköiden prosesseja ja kouluttaneet henkilöstöä uusiin käytäntöihin”, Privacy Officer Susanna Koskinen kertoo.

Uusi tietosuoja-asetus antaa kuluttajille muuan muassa oikeuden saada omat tietonsa sähköisessä muodossa tai pyytää tietojen poistamista. Rekisterinpitäjille asetus tarkoittaa entistä laajempaa sääntelyä. Parhaimmillaan tietosuoja-asetus parantaa Koskisen mielestä yrityksen ja asiakkaan välistä luottamusta.

”Yksityisyydestä huolehtiminen asiakassuhteessa on arvokas asia ilman uutta asetustakin. Nykymaailmassa ihmisistä kertyy niin laajasti tietoa kaikkialle, että säännöistä keskusteleminen on ajankohtaista juuri nyt. Asetus parantaa myös EU:n sisämarkkinoiden toimivuutta, kun kaikkialla on samat säännöt”.

Näin tietosuojaosaaminen saavuttaa koko talon

Telia tarjoaa monenlaisia palveluita kuluttajille ja yrityksille. Erilaisia henkilötietojen käsittelyä sisältäviä prosesseja ja käytäntöjä on ollut talon sisällä useita. Niiden kartoittaminen on ollut yksi tietosuojatiimin päätehtävistä.

Tietosuoja-asetus edellyttää, että rekisterinpitäjät pystyvät osoittamaan henkilötietojen käsittelyn olevan uuden lainsäädännön mukaista. Uuteen asetukseen perehtynyt tietosuojatiimi onkin viime vuosien aikana tutustunut yksityiskohtaisesti kaikkiin Telian yksiköihin.

    
Urakan onnistumista ovat edistäneet tiimiä johtavan Koskisen lisäksi neljä Privacy Specialistia ja 25 Privacy Championia. Viime mainitut toimivat tulkkeina eri liiketoimintayksiköiden ja tietosuojatiimin välillä. Heistä ainoastaan teknologiayksikön tietosuojasta vastaava Outi Setälä työskentelee kokoaikaisesti tietosuojatiimissä.

”Tässä tehtävässä olen saanut taas uuden perspektiivin koko Telian toimintaan. Meillä on varsinkin yritystuotteiden joukossa paljon kehittyneitä teknologiaratkaisuja, joihin perehtyminen tietosuojan näkökulmasta on ollut kiinnostavaa ja haastavaa”, Setälä kertoo.

Hänen mukaansa tietosuojatiimin pitämien koulutustilaisuuksien vastaanotto on ollut myönteinen, ja työntekijät ovat ottaneet tietosuoja-asiat nopeasti omakseen.

”Telialaisille tietosuoja ei ole GDPR:n aiheuttama yksittäinen projekti, joka tehdään kerran ja unohdetaan, vaan asia, joka huomioidaan jatkossa entistä vahvemmin kaikessa toiminnassa.”

Suomalaiset yritykset edistävät tietosuojaa aktiivisesti

Henkilötietoja liikkuu myös yritysten välillä erilaisissa alihankintaprosesseissa. Esimerkiksi Telian automatisoitujen laskutuspalvelujen toimivuus edellyttää, että Telia käsittelee yritysasiakkaidensa puolesta henkilötietoja.  

Telian yritysasiakas- ja alihankintayhteistyössä on kiinnitetty huomiota tietosuoja-asetuksen tuomiin vaatimuksiin muun muassa sopimuksia tehtäessä. Tässä yhteydessä on pystytty hienosti keskustelemaan tietosuojakäytännöistä.

”Suomessa on erittäin aktiivisesti keskusteleva B2B-kenttä. Olemme käyneet hyviä keskusteluja sekä asiakkaidemme että alihankkijoidemme kanssa. Lisäksi olemme järjestäneet webinaareina koulutus- ja keskustelutilaisuuksia. Kaikki nämä ovat opettaneet meille paljon.”

Teksti: Tomi Eklund
Kuva: Jaakko Lukumaa