Kontaktilistat-palvelun avulla pääkäyttäjä voi luoda ja ylläpitää yritykselle tai ryhmälle omaa sisäistä puhelinluetteloa.
Kontaktilistat-palvelun avulla määritellään ulkoiset kontaktit, jotka ovat haettavissa luettelosta tai valmiiksi näkyvissä mm. työasemapuhelimen kontaktit-näkymässä. Palvelun avulla voidaan myös tuoda valmiiksi näkyviin muita VIP-palvelun käyttäjiä kontaktit-näkymiin.
Sisään tulevissa puheluissa näytetään soittajan nimi numeron lisäksi, jos soittajan tiedot löytyvät vastaanottajan käytettävissä olevista kontaktilistoista. Soittajan nimeä ei näytetä matkapuhelimessa näiden tietojen perusteella. Matkapuhelimessa soittajan tiedot pitää olla paikallisessa muistissa, eli määritetty puhelimen omaan osoitekirjaan, jotta nähdään soittajan nimi numeron lisäksi.
Jos käyttäjä kuuluu useaan eri ryhmään, niin käyttäjä perii kaikki kontaktit, jotka on määritelty kullekin ryhmälle.
Omien kontaktin lisääminen ja poistaminen
Käyttäjät voivat itse lisätä ja poistaa omia kontaktejaan tai muita käyttäjiä omista näkymistään pääkäyttäjän tekemien listojen lisäksi mm. VIP Kotisivun Kontaktit-kohdasta tai työasemapuhelimen / mobiilisovelluksen kontaktit-toiminnallisuudella.
Palvelussa olevien käyttäjien lisääminen kontaktit-näkymiin tehdään Hakemiston pikalinkit -toiminnallisuuden avulla. Listassa näkyvät ne VIP-käyttäjät jotka ovat lisätty kontaktit-näkymiin. Uusia käyttäjiä voi lisätä painamalla Lisää pikalinkki hakemistossa olevaan käyttäjään ja hakemalla käyttäjä hakemistosta etunimen, sukunimen tai käyttäjätunnuksen perusteella.
Voit poistaa halutun käyttäjän kontaktit näkymästä painamalla punaista X-merkkiä sen vierestä. Käyttäjältä poistetaan vain kontaktit näkymästä, ei koko järjestelmästä.
Ulkoisen kontaktin lisääminen
Ulkoisia kontakteja lisätään luetteloon Kontaktit-toiminnallisuuden avulla. Listassa näkyvät ne ulkoiset kontaktit, jotka on jo lisätty hakemistoon.
- Kirjaudu pääkäyttäjätunnuksella sisään VIP-kotisivulle. Kirjaudu
- Siirry järjestelmänvalvojan näkymässä Palvelut-välilehdelle ja valitse Kontaktilistat.
- Valitse organisaatio tai käyttäjäryhmä jolle lisäät kontaktin.
- Uuden ulkoisen kontaktin voit lisätä painamalla Ulkoiset kontaktit -kohdasta Lisää uusi kontakti.
- Ulkoiselle kontaktille voidaan määrittää seuraavia tietoja:
Haettavissa olevat tiedot (pakollista syöttää joko yrityksen nimi, etu- tai sukunimi):
• Yritys
• Osasto
• Etunimi
• Sukunimi
Informatiiviset tiedot (tietoja ei käytetä hauissa ja ovat vapaaehtoisia antaa):
• Lempinimi
• Katuosoite
• Postinumero
• Kaupunki
• Maa
• Sähköposti
• Pikavalinta
- Voit määritellä kontaktin tyypin: Suosikki, Kontakti, VIP tai Estetty.
-
Kontaktien puhelinnumerot lisätään painamalla Lisää puhelinnumero -painiketta. Valitse Tyyppi; tyyppi määrittää tarjotaanko mahdollisuutta lähettää tekstiviesti kontaktille.
Vaihtoehdot ovat:
• Työ
• Koti
• Matkapuhelin (sovelluksien kautta voi lähettää SMS-viestin kontaktille)
• Pää
• Työfaksi
• Kotifaksi
• Hakulaite
• Muu
- Syötä kontaktin numero Puhelinnumero kenttään. Jätä kohta Lyhytvalintanumero tyhjäksi, ominaisuus ei ole käytössä VIP-palvelussa.
-
Klikkaa Käytä-painiketta, jolloin numero määritetään kontaktille.
Voit lisätä useampia numeroita kontaktille. Määritä tällöin kontaktin oletusnumero painamalla Määritä ensisijaiseksi -kohtaa numeron perässä. Pelkän numeron voit poistaa numeron perässä olevasta X-merkistä.
-
Lopuksi tallenna kontakti klikkaamalla Tallenna.
Huom! Jos klikkaat Tallenna-painiketta ennen kuin olet määrittänyt numeron kontaktille painamalla Käytä-painiketta, kontakti tallentuu ilman puhelinnumeroa.
Voit poistaa halutun kontaktin hakemistosta painamalla punaista X-merkkiä sen vierestä.
Kontaktien lisääminen massa-ajona
Voit tuoda kontakteja hakemistoon massa-ajona esim. Excel-taulukosta Tuo kontakteja -ominaisuuden avulla.
Luo kontaktitiedot esim. Excel-tiedostoon jokainen kontakti omalle rivilleen. Eri sarakkeisiin voit määrittää samat tiedot kuin kontakteihin. Sarakkeiden järjestyksen voit määrittää itse. Sisääntuontivaiheessa määritetään, mikä sarake vastaa mitäkin kontaktikenttää.
- Avaa tyhjä Excel-taulukko.
- Luo sarakkeet: yritys, etunimi, sukunimi, osasto, osoite, kaupunki, maa, sähköposti, työnumero, mobiili, fax, muuta.
- Täytä Excel kontakteilla laittaen sarakkeisiin ylläolevan mallin mukaiset tiedot.
- Tallenna Excel csv.-tiedostoksi (pilkulla/puolipilkulla eroteltu).
- Avaa tiedosto Notepadilla ja tarkista, että tekstirivit ovat muotoa: Yritys Oy;Anna;Malli;..
- Tallenna tiedosto Notepadilla (tallenna nimellä/Save as) txt-tiedostoksi ja UTF-8 muotoon (ei ANSI).
- Tuo tekstitiedosto järjestelmään kontaktien Ulkoiset kontaktit -kohdassa valitsemalla Tuo kontakteja.
- Hae oikea tiedosto koneeltasi klikkaamalla Selaa-painiketta. Klikkaa Tuo kontakteja -painiketta.
-
Valitse mikä sarake vastaa mitäkin kontaktikenttää (Kenttämääritelmät). Määritä Ensisijainen numero; Tyyppi määrittää tarjotaanko mahdollisuutta lähettää tekstiviesti kontaktille.
Vaihtoehdot ovat:
• Työ
• Koti
• Matkapuhelin (sovelluksien kautta voi lähettää SMS-viestin kontaktille)
• Pää
• Työfaksi
• Kotifaksi
• Hakulaite
• Muu
-
Tee kenttien määritelmä (Kenttä 1, Kenttä 2, Kenttä 3 jne.). Huom! Tyhjille kentille ei tule tehdä määritystä.
Vaihtoehtoina ovat mm:
• Etunimi
• Sukunimi
• Yritys/Organisaatio
• Osasto
• Katuosoite
• Postinumero
• Kaupunki
• Maa
• Sähköposti
-
Lopuksi tallenna kontakti klikkaamalla Tallenna-painiketta.
Huom! Järjestelmässä ei ole export-toimintoa, jonka avulla kaikkia kontakteja voisi editoida jälkikäteen.
Suuret määrät (>100) kontakteja organisaatiotasolla hidastaa VIP-sovelluksien toimintaa. Tämän vuoksi kontaktien jaottelua ryhmätasolla suositellaan. Tuo esimerkiksi ryhmälle ”Ostot” tavarantoimittajien kontaktit. Tällöin tavarantoimittajien kontaktit näkyvät ainoastaan Ostot-ryhmälle.
Henkilökohtaisia kontakteja ei voi jakaa/siirtää, joten vaihteenhoitajien on parempi laittaa kontaktit (esim. taksiyhtiöiden yhteystiedot) Attendants-ryhmään, jolloin sijainen tai uusi vaihteenhoitaja voi hyödyntää kontakteja