6 yrittäjien suosituinta kysymystä kirjanpitäjälle

Yrittäjä toivoo ja odottaa kirjanpitäjältään lähes kaikkea maan ja taivaan väliltä. Entä kun tehdään digiloikka ja kirjanpito muuttuu sähköiseksi? Silloinkaan kone ei korvaa asiakkaan ja kirjanpitäjän yhteistyötä.

Reilut kymmenen vuotta alalla työskennellyt Telia Talouden Mikko Oikarinen on seurannut läheltä taloushallinnon digiloikkaa ja tuntee hyvin erikokoisten ja -ikäisten yritysten tarpeet.

”Kirjanpidon tekeminen on yhä automatisoidumpaa. Kone hoitaa perusrutiinit, ja me olemme enemmän asiantuntijoita, jotka auttavat kaikissa muissa yrittäjiä askarruttavissa asioissa”, Oikarinen kertoo.

”Kun aloitin hommat, niin yleinen mielikuva kirjanpitäjästä oli sama kuin se on ollut monta sataa vuotta: kansiopinon takana istuva hiljainen hiirulainen syöttämässä lukuja. Mielikuva on onneksi muuttunut, ja nyt kirjanpitäjä nähdään asiakkaan auttajana ja neuvojana. Nykyään kirjanpitäjän täytyy olla avoin ja asiakaspalveluhenkinen. Parhaat fiilikset tulevat, kun pystyy auttamaan asiakasta. Itse tykkään opiskella koko ajan uutta ja ottaa selvää asioista.”

Mikä yrittäjiä sitten taloushallinnossa erityisesti askarruttaa? Mikko Oikarinen vastaa yleisimpiin kysymyksiin.

1. Jos haluan tietyntasoisen tuloksen, mitä keinoja sen saavuttamiseen on?
”Suurimmalla osalla asiakkaista tilikausi päättyy vuoden lopussa. Alkuvuodesta yrittäjien esittämät kysymykset liittyvät aika pitkälle edellisvuoden tilinpäätökseen. Yleensä tilinpäätöksiä työstetään yhdessä asiakkaan kanssa alkuvuoden aikana heidän tarpeidensa ja aikataulujensa mukaan. Usein tulevaa tilinpäätöstä suunnitellaan yhdessä jo ennen tilikauden päättymistä.

Monet kysyvät, millä keinoilla tulosta voidaan parantaa tai mahdollisesti heikentää, jos tarve vaatii. Tulokseen voidaan vaikuttaa esimerkiksi aktivoimalla eli siirtämällä kuluja tuleville tilikausille. Aivan mielivaltaisesti kuluja ei voida kuitenkaan siirtää, vaan perusperiaate on, että tulot ja niitä vastaavat kulut kohdistuvat samalle ajanjaksolle.

Hyvän kirjanpitotavan mukaista on myös johdonmukaisuus: kun esimerkiksi tietokoneet ja puhelimet aktivoidaan taseeseen, niin näin toimitaan vuodesta toiseen, jos kirjanpitolain edellytykset aktivoinnille muuten täyttyvät.

Joissakin tapauksissa tulokseen voidaan vaikuttaa myös poistoeroa kirjaamalla. Silloin tilikaudelle kirjataan poistoja tavallista enemmän ja vastaavasti sitten vaikka seuraavana vuonna tavallista vähemmän. Esimerkiksi nämä keinot antavat vähän pelivaraa ja työkaluja tilinpäätöksen suunnitteluun.”

2. Paljonko osinkoa minun kannattaa nostaa osakeyhtiöstä?
”Tämä on aina ajankohtainen aihe. Vastaus riippuu oikeastaan siitä, mitkä ovat rahantarpeesi tai tavoitteesi varojen jaolle. Haluatko minimoida maksettavien verojen määrän vai saada mahdollisimman paljon rahaa itsellesi? Mitä enemmän nostat itsellesi, sitä enemmän maksat siitä tietysti veroakin. Joskus voi olla fiksuinta jättää osingot kokonaan nostamatta ja laittaa raha yritykseen säästöön tulevia investointeja tai mahdollisia huonompia aikoja varten.

Osinkoa voi nostaa myös useammassa osassa pitkin vuotta, esimerkiksi kerran vuosineljänneksessä tai vaikka kerran kuukaudessa.”

3. Mitä arvonlisäverokantaa minun pitää käyttää missäkin tilanteessa?
”Arvonlisävero askarruttaa kaikkia yrittäjiä yrityksen iästä riippumatta. Jos yritykselläsi on pelkkää kotimaan myyntiä, käytössä voi olla periaatteessa neljä eri alv-kantaa. Jos osto- tai myyntitoimintasi laajenee vaikkapa toiseen Euroopan maahan, mukaan tulevat lisäksi kaikki niihin liittyvät alv-kuviot.

Moni miettii, mitä alv-kantaa pitää missäkin tilanteessa käyttää. Siihen ei ole valitettavasti yleispätevää vastausta, vaan asiaa joudutaan aina pohtimaan tilannekohtaisesti. Esimerkiksi liikuntaan ja terveydenhoitoon liittyviä palveluja tai tuotteita myyvä yritys voi joutua käyttämään useampaa alv-kantaa tuotteen tai palvelun sisällöstä riippuen.

Arvonlisäveroista kysytään ympäri vuoden. Asiakkaat ottavat aktiivisesti yhteyttä ja kysymisen kynnys on matala. Tämä koskee kaikkia yrityksiä, ja yleensä tämä verolaji maksetaan ja ilmoitetaan joka kuukausi, joten on yrittäjänkin intressi hoitaa asia oikein alusta alkaen. Näissä asioissa neuvon yrityksiä jatkuvasti, ja on mukava olla avuksi.”

4. Mitä kuluja voin laittaa kirjanpitoon?
”Kirjanpitoon kirjattavat kulut puhuttavat kaikenkokoisia ja -ikäisiä yrityksiä. Erityisesti ne kiinnostavat aloittavia yrittäjiä.

Kulujen eli ostetun hyödykkeen tai palvelun pitää liittyä jotenkin yrityksesi liiketoimintaan. Henkilökunnalle voit ostaa toimistolle kahvia ja pullaa, mutta omia ruokiasi ja henkilökohtaisia menojasi et voi kirjata yrityksen kuluiksi. Koska kirjanpitäjä ei ole mukana yrityksen päivittäisessä toiminnassa, on hänen välillä vaikea hahmottaa mitä kaikkia kuluja yrityksen toimintaan liittyy.

On paljon yrityksiä – kuten mainostoimistoja tai tuotantoyrityksiä – joissa ostetaan jos jonkinlaista tavaraa ja rekvisiittaa mainoskuvauksiin ja muihin projekteihin. Nämä ostokset liittyvät silloin luonnollisesti liiketoimintaan eli ne kuuluvat yrityksen kuluihin. Siksi varsinkin uuden yrityksen olisi hyvä käydä läpi yhdessä kirjanpitäjän kanssa yrityksen toimintaa ja siihen liittyviä erikoisuuksia.”

5. Miten tulkitsen yritykseni lukuja?
Sähköinen taloushallintopalvelu mahdollistaa sen, että näet kaikki oman yrityksesi luvut reaaliajassa ja lukuja on helppo käydä kurkkaamassa puhelimelta vaikka toisella puolella maailmaa. Kiinnostus oman yrityksen lukuihin on lisääntynyt – verrattuna aikaan, kun yrittäjä sai paperilla tuloslaskelman ja taseen pari kuukautta kirjanpitokuukauden päättymisen jälkeen.

Monia askarruttaa, miksi asiat kirjataan tietyllä tavalla ja miten ne vaikuttavat tulokseen ja taseeseen. Jokaisen yrittäjän on hyvä nähdä hieman vaivaa selvittääkseen, mitä tärkeimmät luvut tarkoittavat. Varsinkin uuden yrittäjän kannattaa käydä kirjanpitäjänsä kanssa läpi yrityksen tuloslaskelma ja tase, jotta hän oppii hahmottamaan, mistä erät koostuvat ja mihin ne vaikuttavat.

Sähköisessä kirjanpidossa onkin helppo pureutua lukujen sisään. Voit katsoa vaikka yrityksesi alihankintakulut yhdeltä riviltä ja sitten klikkaamalla tutkia yksittäisiä laskuja. Tämä auttaa ymmärtämään, mistä menot oikeasti muodostuvat ja mikä helpottaa yrityksesi talouden suunnittelua.”

6. Miten saan helpotusta ainaiseen kuittirumbaan?
”Paperisten kuittien pyörittäminen ja toimittaminen on ollut ikuisuusongelma. Vaivalloisesta kuittirumbasta pääset eroon helposti Telia Talous -palvelun kuittiskannerilla: kännykkään ladattava sovellus sujuvoittaa luottokorttikuittien toimittamista.

Voit ottaa kuvan tekemästäsi ostoksesta heti kuitin saatuasi. Kuva siirtyy saman tien talteen ja turvaan eFina-palveluun, eikä kuitista tarvitse enää huolehtia. Säästät aikaa ja hermoja, kun kuitteja ei tarvitse metsästää ja muistella asiaa pitkien aikojen jälkeen.

Arkesi helpottuu ja aikaa jää enemmän oleelliseen eli bisneksen pyörittämiseen, kun pystyt hyväksymään ostolaskut ja tekemään myyntilaskut sähköisesti. Enää ei tarvitse olla fyysisesti toimistolla koneen ääressä: asiat hoituvat helposti kaikkialla, missä vain nettiin pääsee.”

Teksti: Henna Rautiainen
Kuva: Jaakko Lukumaa