Nettiviikot ovat käynnissä – hanki mobiililaajakaista huippuhintaan verkkokaupasta! Tilaa
IT-ulkoistus vahvisti Kaleva-konsernin valmiuksia muuttuvassa mediabisneksessä
4 min
Mediabisneksen murros sai mediakonserni Kalevan uudistamaan IT-toimintamallinsa. IT-palvelujen ulkoistaminen Telialle on selkeyttänyt hallintaa, tuonut kustannussäästöjä ja vahvistanut tietoturvaa.
Kaleva Oy päätti vuonna 2018 ottaa selkeän kehitysloikan ja ulkoistaa tietohallintonsa Telialle. Mediatoimiala oli voimakkaassa murroksessa, ja konserni haki uusia keinoja tehostaa toimintaansa ja kehittää digiliiketoimintaansa.
”Päätöksenteon aikaan kaupallisella medialla ei mennyt kovin hyvin. Jatkuvan kulurakennepaineen lisäksi meillä oli tarve kehittää digitaalista liiketoimintaamme ja ICT-arkkitehtuuriamme nopeammin, ja koimme olevamme liian pieni yhtiö tekemään sitä yksin. Ryhdyimme ulkoistamaan palveluja, joita emme katsoneet ydintoiminnaksemme”, Kaleva Oy:n toimitusjohtaja Juha Laakkonen kertoo.
Pohjoissuomalainen Kaleva julkaisee noin kahtakymmentä maakunta- ja paikallislehteä, kuten Kalevaa, Ilkka-Pohjalaista ja Lapin Kansaa. Lisäksi sillä radiokanava, markkinointipalveluita ja painotalo.
Ulkoistuksen myötä Telia otti vastuulleen koko Kalevan tietohallinnon, ja konsernin oma IT-henkilöstö siirtyi Telian palvelukseen.
”Ulkoistuksen voi tehdä monella tavalla. Meillä lähtökohta oli, että kun koko IT ulkoistetaan kerralla, ongelmat tulevat nopeammin esiin. Näin suuressa muutoksessa oli riskinsä, mutta meillä se toimi”, Laakkonen sanoo.
Lue Telian IT-palveluista yrityksille
Palvelujen keskittäminen selkeytti toimintamallia
Ulkoistuksen keskeisenä tavoitteena oli toimintamallin tehostaminen ja palvelujen yhdenmukaistaminen. ICT- ja tietoturvapalvelujen keskittäminen Telialle selkeytti prosesseja ja helpotti arjen hallintaa.
”Tietohallinnossa ongelmat ovat usein eri toimijoiden rajapinnassa. Asioita on huomattavasti helpompi selvittää, kun kaikki kommunikaatio tapahtuu yhden luukun periaatteella. Toimintamalli säästää selvästi aikaa ja tuo siten kustannussäästöjä. Yhden kumppanin kanssa vastuut ja roolit ovat selkeät, ja asiat hoituvat suoraviivaisesti”, Kalevan ICT-palvelupäällikkö Marko-Tapio Tikka sanoo.
Tikka toimii Kalevalla yhteistyön koordinaattorina. Hänen mukaansa etuna on myös se, että Telia hoitaa kaiken yhdenmukaisesti riippumatta siitä, mitä palvelua asia milloinkin koskee.
Tiivis yhteistyö Telian kanssa on samalla vahvistanut konsernin tietoturvaa.
Hallinta- ja valvontapalvelujen käyttöönotto sekä palvelujen keskittäminen ovat parantaneet näkyvyyttä IT-ympäristöön ja mahdollistaneet uhkien aiempaa tehokkaamman torjunnan.
“Olemme Kalevan kumppani liiketoiminnan kehittämisessä ja digitalisaation täydessä hyödyntämisessä. Yhtenäinen IT-ympäristö ja palvelukokonaisuus luovat vahvan perustan Kalevan palveluliiketoiminnan kasvattamiselle ja uusien digitaalisten palvelujen kehittämiselle. Kehitämme kokonaisuutta yhdessä pitkäjänteisesti”, Telian Client Lead Jaana Seppänen kertoo.
Luotettava IT tukee kilpailukykyä
Keskitetyn kumppanimallin hyödyt korostuvat tilanteissa, joissa organisaatio kasvaa tai muuttuu nopeasti. Kun Kaleva ja Ilkka Oyj yhdistivät medialiiketoimintansa, IT-ympäristö laajeni kuudella toimipisteellä ja lähes 150 työntekijällä.
”Muutos olisi voinut olla monimutkainen projekti. Kaikille tarvittiin uudet päätelaitteet sekä liittymät ja toimipisteisiin esimerkiksi tietoliikenneyhteydet, verkkolaitteet ja tukiasemat."
"Telian kanssa kokonaisuus saatiin toteutettua yhtenä projektina”, Tikka kertoo.
Juha Laakkosen mukaan kustannustehokkuutta tulee siitä, että palveluja on mahdollista skaalata tarpeiden mukaan.
”ICT:hen ja tietoturvaan saa kulumaan rahaa, mutta vielä suurempi kustannus syntyy, jos ympäristö ei toimi. Haluamme, että järjestelmät ja laitteet toimivat luotettavasti ja tietoturva on sellaisella tasolla, että vältämme maineriskit. Kilpailukyvyn varmistaminen vaatii rohkeita mutta kustannustehokkaita investointeja.”
Lue myös: Näin Kaleva-konserni turvaa uutistoimintansa
Tiivis yhteistyö vie asioita eteenpäin
Kalevan ja Telian yhteistyö on tiivistä ja käytännönläheistä. Yhteydenpidosta huolehtivat Telialla muun muassa asiakkuusvastaava ja kaksi palvelupäällikköä. Nykytilannetta ja kehitystarpeita käydään yhdessä läpi säännöllisesti.
”Telian tiimi on osoittautunut hyvin tehokkaaksi operatiiviseksi koneistoksi. Mikä tahansa palvelu tulee viikkopalaverissa puheeksi, paikalla on aina henkilö, joka vie asiaa nopeasti ja asiantuntevasti eteenpäin”, Marko-Tapio Tikka sanoo.
Juha Laakkoselle on tärkeää, että Telia tuntee Kalevan toimintaympäristön ja liiketoiminnan tarpeet.
”Teknologia kehittyy niin nopeasti, että ilman hyvää kumppania on todella vaikea pysyä mukana muutoksissa. Telia on meille tärkeä kumppani. Kun järjestelmät toimivat, voimme keskittyä ydintehtäväämme, luotettavaan tiedonvälitykseen.”
Haaste
Kaleva tarvitsi keinoja tehostaa toimintaansa ja nopeuttaa digitaalisen liiketoimintaansa kehittämistä. Samalla ICT-arkkitehtuurin ja tietoturvan kehittäminen omin voimin kävi organisaatiolle raskaaksi.
Ratkaisu
Kaleva ulkoisti koko tietohallintonsa Telialle, joka vastaa IT-ympäristön ylläpidosta, operatiivisesta toiminnasta ja palvelujen kehittämisestä.
Hyödyt
Kaiken keskittäminen yhdelle kumppanille on selkeyttänyt IT:n hallintaa ja arjen tekemistä. Asioiden hoitaminen yhden luukun periaatteella säästää aikaa ja rahaa. IT-ympäristöä ja palveluita on helppo skaalata muutostilanteissa.
Kaleva-konsernin palvelut Telialta: