"Robotti ylitti odotuksemme jo ensimmäisinä kuukausina” – älykäs automaatio mullistaa myyntityön
Kun älykäs automaatio valjastetaan myyntityöhön, paluuta vanhaan ei ole. Näin tapahtui myös Telian Wholesale-organisaatiossa, jossa robotti hoitaa nyt osan tarjousten tekemisestä. Automatisaatio nopeuttaa myyntiä ja lisää kustannustehokkuutta.
Telian Wholesale-organisaatiossa havahduttiin viime talvena siihen, että tarjouspyyntöprosessissa olisi parantamisen varaa. Organisaatio myy operaattoripalveluita suomalaisille ja kansainvälisille tietoliikennepalveluita tarjoaville yrityksille.
”Saamme kuukausittain satoja tarjouspyyntöjä, joiden käsittely oli aiemmin monelta osin manuaalista ja aikaa vievää”, kertoo Wholesale-organisaation kehitysasiantuntija Yusuf Abdulahi.
Tarjouspyyntöjen läpikäyminen käsipelillä aiheutti joskus myös virheitä kuten väärin laskettuja hintoja.
Vastaavat ongelmat ovat tuttuja monissa myyntiorganisaatioissa, sillä manuaalisia työvaiheita on vielä tänäkin päivänä paljon. Niistä on kuitenkin mahdollista päästä eroon älykkään automaation avulla.
Telian liiketoiminnan kehityspäällikkö Hannu Partanen kertoo, että automatisointi tehostaa myyntityötä monin tavoin. Se voi olla jopa kilpailuetu.
”Standardit ovat tänä päivänä korkealla. Asiakkaat olettavat, että tieto on ajantasaista ja helposti hyödynnettävissä. Prosessien jatkuva kehittäminen on todella tärkeää”, Partanen sanoo.
Automaatio varmistaa vaikkapa sen, että kaikki tarvittavat tiedot kuten varastosaldo ja hinnat pitävät kutinsa.
”Joillain aloilla hankintahinnat muuttuvat jatkuvasti, jolloin hinnastojen ja myyntikatalogien päivittämiselle ja ylläpitämiselle on tarvetta. Automaatio varmistaa, että tiedot ovat aina ajan tasalla.”
Automatisaatio vapauttaa asiantuntijoiden aikaa
Wholesale-organisaation automatisointiprosessi eteni tiiviissä yhteistyössä Telian automaatiotiimin kanssa. Kun ongelmakohdat oli löydetty, selvitettiin, kannattaako ne ratkaista automatisoinnilla. Tavoitteena oli merkittävä ajansäästö.
”Selvisi, että voisimme säästää kuukausitasolla kymmeniä työtunteja ja käyttää ajan muihin asiantuntijatehtäviin”, Abdulahi kertoo.
Ratkaisuna oli ohjelmistorobotti, joka hakee tarjouspyyntöön tarvittavat tiedot, laskee hinnat ja vastaa asiakkaan lähettämään kyselyyn.
Hannu Partanen kertoo, että automatisaatio tehostaa tiedonhakua huomattavasti.
”Monissa yrityksissä on valtava määrä erilaisia järjestelmiä, joihin asiakastieto on ripoteltu. Robotti voi hakea tiedot eri järjestelmistä ja tehdä yhteenvedon, mikä auttaa myyjää tekemään laadukkaan tarjouksen. Robotti voi myös tehdä reaaliaikaisen analyysin asiakkaasta myyntitilanteessa.”
Nopea ja kustannustehokas ratkaisu
Wholesale-organisaation asiantuntijat antoivat robotille logiikkasäännöt, jotta se oppisi jäljittelemään ihmisen toimintaa.
”Tämä työvaihe hälvensi työntekijöiden huolta siitä, suoriutuisiko robotti työtehtävistään. Jotkut epäilivät ensi alkuun, tulisiko virheiden määrä pikemminkin kasvamaan”, Yusuf Abdulahi kertoo.
Robotti suoriutuu tarjouspyyntöihin vastaamisesta moitteetta, mutta vaikeimmat kyselyt ohjataan yhä asiantuntijoiden ratkaistaviksi. Näin varmistetaan, että robotti hoitaa vain sellaisia asioita, joista se suoriutuu täydellä varmuudella.
Abdulahi uumoilee, että tulevaisuudessa robotti voi suoriutua myös nykyistä monimutkaisemmista tehtävistä. Ensimmäiset kokemukset ovat niin rohkaisevia, että kehitystyötä on tarkoitus jatkaa. On mahdollista, että ohjelmistorobotiikan tueksi valjastetaan myös tekoäly.
”Automatisointi valmistui parissa kuukaudessa. Tämä oli nopea ja kustannustehokas ratkaisu, josta annan Telian automaatiotiimille täydet pisteet.”
”Robotti ylitti sille asettamamme tavoitteet jo ensimmäisten kuukausien aikana, ja tarjousten käsittelyaika on lyhentynyt reippaasti. Samalla asiakaskokemus on parantunut, mikä oli tärkein tavoitteemme.”