Virtuaalihuoneet ovat jokaisen laitteen osoitekirjassa, puheenjohtajan soittonumero omana ja osallistujien soittonumero omana kohtanaan: Yritys Virtuaalihuone x Puheenjohtaja sekä Yritys Virtuaalihuone x Osallistuja.
Puheenjohtajan tulee osallistua neuvotteluun videoneuvottelulaitteella tai videoneuvotteluohjelmistolla. Virtuaalihuoneet suositellaan varaamaan samasta paikasta kuin neuvotteluhuoneet normaalistikin.
Neuvottelukutsussa osallistujille ilmoitetaan virtuaalihuoneen nimi ja osallistujan PIN-koodi. Ulkopuolisille osallistujille ilmoitetaan virtuaalihuoneen osoite ja osallistujan PIN-koodi.