Käyttämällä sivustoamme hyväksyt evästeiden käyttämisen laitteessasi ja tallentamisen siihen. Lisätietoa saat evästeitä koskevasta tietosuojaselosteesta. Lue lisää

Kaikki artikkelit

Uusi sähköinen allekirjoitus säästää työaikaa ja rahaa

3 min
Patrik Maltusch kaavailee, että Aalto-yliopisto voi tulevaisuudessa hyödyntää sähköistä allekirjoitusta lukuisissa eri asiakirjoissa. ”Yksi mahdollinen tulevaisuuden käyttötapa voisi olla tilojen vuokraamiseen liittyvät allekirjoitukset”, Maltusch sanoo.

Aalto-yliopiston tietotekniikkapalveluiden pääarkkitehti Patrik Maltusch on innoissaan. Uutta sähköistä allekirjoituspalvelua pilotoinut Maltusch arvioi, että palvelun avulla Aallon työntekijöiden aikaa säästyy vuosittain muihin tehtäviin kymmenien vuosien työpanoksen verran.

Aalto-yliopisto lähti keväällä 2017 mukaan pilottihankkeeseen, jossa Telia kehitti uutta, juridisesti pätevää sähköistä allekirjoituspalvelua nimeltä Telia Sign.

”Lähdimme innoissamme mukaan. Aalto-yliopisto käsittelee joka vuosi kymmeniätuhansia dokumentteja, joihin tarvitaan allekirjoitus”, Patrik Maltusch sanoo.

Asiakirjojen laatimiseen, allekirjoitusten hakemiseen useammalta eri ihmiseltä ja dokumenttien postittamiseen kuluu paljon arvokasta työaikaa, jonka voisi käyttää hyödyllisemminkin.

Kun Aalto ottaa käyttöönsä uuden sähköisen allekirjoituksen, yliopisto voi varovaisestikin arvioiden säästää joka vuosi laskennallisesti yhteensä kymmenien ihmisten työpanoksen verran aikaa.

Telia Sign soveltuu mainiosti esimerkiksi työsopimusten allekirjoittamiseen. Näin se toimii: Työnantaja allekirjoittaa sopimuksen digitaalisesti ja lähettää sopimuksen työntekijälle sähköisesti. Työntekijä vahvistaa identiteettinsä Mobiilivarmenteella tai pankkitunnuksella. Hän signeeraa sopimuksen niin ikään digitaalisesti ja palauttaa sen työnantajalle – tietenkin sähköisesti.

Maltusch kaavailee, että Aalto voi tulevaisuudessa hyödyntää tätä allekirjoitusta lukuisissa eri asiakirjoissa – ja sen myötä säästää valtavasti työaikaa ja rahaa. Tässä muutama konkreettinen esimerkki.

1. Opetukseen liittyvien työsopimusten allekirjoittaminen

Esimerkiksi opetukseen liittyviä työsopimuksia laaditaan Aallossa vuosittain noin 3500 kappaletta.

”Meidän pitää juridisesti varmentaa kaikki nämä sopimukset. Sähköisen allekirjoituksen käyttöönotto säästäisi pelkästään opetukseen liittyvien työsopimusten allekirjoittamiseen hurahtavaa aikaa vuosittain noin 14 000 tuntia. Tästä suuri osa on Aallon työaikaa. Tämä merkitsee laskennallisesti seitsemän ihmisen vuosittaista työpanosta. Tämä aika vapautuisi muihin tehtäviin ja poistaisi turhan odotusajan”, Maltusch arvioi.

Maltusch arvioi, että yhden työsopimuksen manuaaliseen allekirjoittamisprosessiin kuluu nykyisin eri ihmisiltä yhteensä nelisen tuntia.

”Työsopimus printataan, allekirjoitetaan ja postitetaan. Jos toinen osapuoli ei hyväksy työsopimusta, joudut odottamaan korjausehdotusta ja laatimaan sopimuksen uudestaan. Uudessa allekirjoituspalvelussa näet reaaliajassa, jos toinen osapuoli on hylännyt ehdotukset ja pystyt heti ottamaan häneen yhteyden.”

2. Viralliset kutsut ulkomaisille vierailijoille

Aalto-yliopistolla on paljon kansainvälisiä yhteyksiä, ja erilaisten vierailujen yhteydessä tarvitaan monesti virallinen kutsu.

”Meillä on yhteistyökumppaneita eri puolilla maailmaa, ja tarvitsemme heiltä erilaisia allekirjoituksia. Kun kutsumme vieraaksemme ulkomaisen tutkijan, meidän pitää lähettää virallinen, allekirjoituksella vahvistettu kutsu. Vierailija tarvitsee tätä virallista kutsua hakiessaan viisumia.”  

3. Opintosuoritusotteet

Opiskelijat puolestaan tarvitsevat allekirjoitettuja opintosuoritusotteita esimerkiksi hakiessaan opiskelija-alennuksia.

”Allekirjoitamme jo nykyisin noin 15 000 opintosuoritusotetta sähköisesti.  Tämä ei kuitenkaan ole perustunut vahvaan tunnistautumiseen. Uusi palvelu tarjoaa vahvemman tunnistautumisen, joten allekirjoitustemme luotettavuus paranee.”

”Telia kuunteli pilottitiimimme ehdotuksia”

Testivaiheessa Aallon it-palvelujen pääarkkitehti Patrik Maltusch kokosi yliopiston työntekijöistä koostuvan pilottitiimin. Tiimi selvitti, kuinka sähköistä allekirjoitusta voi soveltaa Aallon sisäisissä prosesseissa ja miten automatisointi olisi järkevää tehdä.

”Telia kuunteli pilotoinnin aikana tarpeitamme ja ehdotuksiamme, mihin suuntaan palvelua olisi hyvä kehittää. Huomiomme liittyivät esimerkiksi siihen, kuinka sähköisesti allekirjoitettavissa julkisissa asiakirjoissa tulisi välttää henkilötunnuksen käyttöä ja korvata se turvallisella sähköisellä asiointitunnuksella (SATU), joka tarjotaan esimerkiksi Mobiilivarmenteen kautta.”

”Yksi mahdollinen tulevaisuuden käyttötapa voisi olla tilojen vuokraamiseen liittyvät allekirjoitukset. On valtava etu, että saamme tällaisen suoraan mobiililaitteella toimivan allekirjoituspalvelun”, Maltusch sanoo.

Teksti: Milla Rautiainen
Kuva: Kimmo Räisänen

Allekirjoita 100% luotettavasti

Telia Sign -palvelulla allekirjoitat sopimuksia missä vain, milloin vain.

Tutustu ja siirry paperittomaan aikaan!
Lisää samasta aiheesta

Artikkelin aihealueet

b2b
Edellinen artikkeli
Viisi valttikorttia asiakaspalvelun kehittäjille – näin parannat asiakaskokemusta sosiaalisessa mediassa
Moni yritys etsii sosiaalisesta mediasta menestysreseptiä asiakkaiden hurmaamiseen. ...
Seuraava artikkeli
Aapiskukko 5G-verkossa – miten teknologia muuttaa koulunkäyntiä?
5G ja teknologia muuttavat myös koulunkäyntiä ja opetusta.