10 klassikkoa – näistä syistä en vaihda taloushallinnon kumppania
Moni yritysjohtaja tunnistaa ongelman: Taloushallinnon kumppanin vaihtamista on kyllä mietitty, mutta koskaan ei tunnu olevan sopiva aika vaihtaa. Vaikka siten voisi säästää ja lisätä tehokkuutta, päätöksen tiellä on monta mutkaa.
Tuhansissa suomalaisissa yrityksissä mietitään siirtymistä sähköiseen taloushallintoon tai taloushallinnon kumppanin vaihtamista, sillä vasta viidesosa on sähköistänyt taloushallintonsa. Telia Talouden liiketoiminnan kehittämispäällikkö Outi Strengell-Hytönen tapaa vuosittain toistasataa yrityspäättäjää ja tuntee heidän tilanteensa.
”Kun tapaan yritysten päättäjiä, taloushallinnon sähköistäminen nousee esille tavalla tai toisella. Moni yritys miettii sitä juuri nyt. Päätöksentekoa kuitenkin hidastaa esimerkiksi puutteellinen tieto siitä, mitä taloushallinnon kumppanin vaihtaminen oikeasti edellyttää.”
Lue Outin lista: nämä ennakkoluulot lykkäävät päätöksentekoa
1. Vaihtaminen vie todella paljon aikaa
”Taloushallinnon kumppanin vaihtaminen vie aikaa vain kuukauden tai enimmillään pari. Kun päätös on tehty, vaihtaminen sujuu helposti. Parin tunnin starttipalaverissa käymme läpi kaikki keskeiset asiat ja mietimme jokaisen yrityksen omaa taloushallintoprosessia tukevat käytännöt, esimerkiksi ostolaskujen hyväksymisoikeudet ja prosessit. Nopeimmillaan siirtymä vie organisaatiolta aikaa vain muutamia kymmeniä tunteja”, kertoo Outi Strengell-Hytönen.
2. Kilpailutetaan taloushallinto sitten kun kiireet hellittävät
”Menestyvän yrityksen kiireet eivät toivottavasti hellitä moneen vuoteen, joten taloushallinto kannattaa vaihtaa mahdollisimman pian. Ajantasainen ja suhteellisen vähän yrittäjän aikaa kuluttava taloushallinto tukee liiketoiminnan kasvua ja jopa mahdollistaa sitä. Varsinkin, kun ei tarvitse käyttää aikaa kuittien ja laskutuksen selvittämiseen, vaan voi keskittyä siihen, mikä tukee parhaiten yrityksen menestystä. Jos et tee muutosta, voi olla, että kilpailijat saavat tehokkaammilla ja reaaliaikaisilla taloushallinnon prosesseillaan pientä kilpailuetua.”
3. Tietojen ilmoittaminen moniin eri järjestelmiin on työlästä
”Kun vaihdat kirjanpitäjääsi, uudelle taloushallinnon kumppanille pitää antaa pääsyoikeus esimerkiksi pankkitilin saldotietoihin ja lupa lähettää verottajalle tietoja. Nämä on kuitenkin nopeasti hoidettu. Tällaiset muutokset ovat rutiinia esimerkiksi pankeille ja verottajalle. Käymme läpi kaikki vaihtoon liittyvät ilmoitukset ja autamme viemään asiat käytäntöön.”
4. Meillä on nyt menossa niin monia muutoksia, että en halua rasittaa työntekijöitä tälläkin
”Lähes kaikilla yrityksillä on käynnissä jatkuvasti useita erilaisia kehityshankkeita. Mitä isompi yritys, sitä enemmän on muutosprosesseja. Usein ajatellaan, että muutos rasittaa työntekijöitä. Työntekijät ovat kuitenkin sen jälkeen yleensä hyvin tyytyväisiä, kun he pääsevät eroon paperikuittirumbasta ja omien kulu- ja matkalaskujen käsittely helpottuu.”
5. Sähköisen taloushallinnon mukana ei tule henkilökohtaista palvelua
”Hyvä kirjanpitäjä on yrittäjälle tärkeä tuki ja asiantuntija käytännön talousasioiden hoidossa. Sähköinen taloushallinto ei tarkoita, että apua ei saa kaikkiin matkan varrella herääviin kysymyksiin. Meidän palvelumme tarjoaa yritykselle sähköisen taloushallinnon lisäksi oman nimetyn kirjanpitäjän sekä palkanlaskijan, jotka auttavat päivittäisissä kysymyksissä ja ihmetyksen aiheissa. Sähköisestä taloushallinnosta voit tarkistaa yrityksesi tilanteen silloin kun sinulle sopii, ilman että sinun tarvitsee vaivata kirjanpitäjää ja odottaa kuukausiraportoinnin valmistumista.”
6. Sähköinen taloushallinto maksaa enemmän kuin perinteinen kirjanpito
”Sähköinen taloushallinto ei maksa enempää, vaan usein jopa vähemmän. Lisäksi työntekijöiltä säästyy aikaa ja yritysten päätöksenteko tehostuu, kun taloushallinto on reaaliaikaista.” Suuntaa-antavan sähköisen taloushallinnon hinnan voit katsoa vaikka täältä.
7. Kilpailuttaminen on todella työlästä
”Taloushallinnon kumppanin kilpailutus ei ole mitään salatiedettä. Usein karkean hinta-arvion saa nopeasti, sillä sähköisen taloushallinnon kuluihin vaikuttavat etenkin kuukausittaisten osto- ja myyntilaskujen sekä palkkatapahtumien määrä. Jos tiedät nuo kolme, voit katsoa alustavan hinnan täältä, tai pyydä meiltä tarjous ja saat sen parissa päivässä.”
8. Tämä kannattaa tehdä vain vuodenvaihteessa
”Vaikka marraskuu on vuoden suosituinta aikaa päättää uudesta taloushallinnon kumppanista verovuoden päättymisen vuoksi, tilitoimiston voi vaihtaa mihin aikaan vuodesta hyvänsä. Vanha tilitoimisto toimittaa aineistot uudelle kumppanille ja uusi kumppani hoitaa kaikki tiedot ajan tasalle. Mikään kuukausi ei ole toista parempi, vaan vaihdon voi käynnistää milloin tahansa.”
9. Te ette tunne tätä toimialaa
”Suomessa on yli 200 000 yritystä ja jokainen yritys on ainutlaatuinen. Me emme tunne asiakkaidemme liiketoimintoja, mutta tunnemme kyllä syvällisesti kaikkien eri toimialojen taloushallinnon. Vielä ei ole tullut vastaan asiaa, jota emme olisi pystyneet ratkaisemaan.”
10. En osaa
”Sähköisessä taloushallinnossa kukaan ei ole seppä syntyessään. Moni jännittää turhaan sitä, että taloushallinnon kumppanin vaihtaminen kaatuu oman osaamisen puutteeseen. On luonnollista, että vieras ja uusi asia pelottaa etukäteen. Olemmekin kehittäneet prosessejamme niin, että kumppanin vaihtaminen on mahdollisimman helppoa ja onnistuu hyvin, vaikka et tietäisi asiasta ennestään mitään.
Olen myös usein taloushallinnon demon jälkeen kuullut kommentin, että olipas tämä helppokäyttöinen! Moni ovat helpottunut huomatessaan, ettei hänen tarvitse olla kirjanpitäjä, vaan tämä on tehty meille ihan tavallisille ihmisille.”
Teksti: Eero Anhava
Haluatko kuulla lisää?
Telia Talous on palvelukokonaisuus, joka siirtää yrityksesi talouden johtamisen digiaikaan ja antaa sinulle pääsyn jatkuvasti reaaliaikaisen tiedon ääreen. Palvelumme skaalautuu tarpeidesi mukaan ja tehostaa yrityksesi toimintaa.
Jos haluat tietää lisää, ota yhteyttä Miika Saloon: miika.salo[at]teliacompany.com, puh. 040 302 4904.