Digitaaliset työvälineet tuovat uusia haasteita työhyvinvointiin: pitääkö aina olla tavoitettavissa?
Vapaus ja vastuu kulkevat käsi kädessä, kun tekee etätyötä ja liikkuvaa työtä. Parhaan työskentelytilan valinta ja oman työajan määrittely onnistuvat jokaiselta, kun organisaatiossa on selkeät pelisäännöt, miten ihmisten pitää olla tavoitettavissa.
Ruudulle aukeaa viisi eri sovellusta. Puhelin piippaa henkilökohtaisesta viestistä, kalenteri muistuttaa pian alkavasta Skype-palaverista. Sama puhelin ja samat sovellukset kerjäävät huomiota vuorokauden ajasta riippumatta – henkilökohtainen elämä ja työ elävät puhelimen sovelluksissa rinta rinnan.
Työntekijän vastuu omasta työstä, työhyvinvoinnista ja tavoitettavuudesta kasvaa jatkuvasti.
Häiriöt verottavat työtehoa
Etätyötä ja liikkuvaa työtä tekevä tietotyöläinen voi huomaamattaan kerryttää itselleen tiedonkäsittelykuormaa. Sitä syntyy, jos sopivaa työpistettä joutuu etsimään usein tai jos päivän aikana pitää koko ajan haravoida eri sovelluksia ja kanavia.
”On tehotonta jakaa huomio monen asian kanssa. Siirtymisen kustannus on suuri, jos asioita joutuu palauttamaan mieleen jatkuvasti”, kognitiiviseen ergonomiaan erikoistunut TTL:n erikoistutkija Virpi Kalakoski selventää.
Siirtymisen kustannus voi moninkertaistaa ajan, joka työtehtävän suorittamiseen kuluu. Jos kymmenen minuuttia vaativa työtehtävä keskeytyy tunneiksi tai edes minuuteiksi, voi sen suorittaminen vaatia tauon jälkeen puoli tuntia. Työpäivään onkin usein hyvä järjestää hetkiä, jolloin muiden työn keskeyttäminen on kiellettyä.
Siirtymisen kustannuksia pystyy pienentämään omilla valinnoilla liikkuvassa työssä sekä yhteisillä pelisäännöillä organisaatiossa.
Työ kiinnittyy ympäristöön muistissa
”Ihmisen häiriöherkkyys vaikuttaa siihen, millainen työympäristö on itselle paras. Itseäni kotityöt eivät häiritse etäpäivänä, kun taas toinen ei voi keskittyä töihin ollenkaan, jos kotona on tekemättömiä asioita. Kolmannelle avokonttorin hälinä on sietämätöntä”, Kalakoski kertoo.
Työn olosuhteet eivät myöskään ole kuormittavuuden ja muistin kannalta yhdentekeviä. Työajatukset kiinnittyvät nimittäin ympäristöön, jossa töitä useimmiten tekee.
”Jos katse kiinnittyy keittiön lamppuun työtehtävää pohtiessa, seuraavan kerran vapaalla, kun katse osuu lamppuun, se kytkeytyy muistissa työhön. Työajatukset voivat seurata kotiin, jolloin kotona palautuminen voi vaikeutua.”
Yksilön oma vastuu työn suunnittelussa korostuu jatkuvasti. Työpisteen voi usein valita itse, ja myös työaikojen liukumat antavat yksilölle lisää pelivaraa ja vastuuta. Työpäivä kannattaa paloitella itselle sopiviin osiin.
Oma häiriöherkkyys vaikuttaa siihen, millaiset työn olosuhteet itselle sopivat. Yksi kaipaa taustameteliä, toinen vaatii täydellisen hiljaisuuden työntekoa varten. Mahdollisuus vaikuttaa omaan työympäristöön ja työtunteihin motivoi työntekijää ja kohentaa työhyvinvointia.
”Etätyö ja liikkuva työ antavat luvan hakeutua paikkoihin, jotka sopivat omaan työtehtävään. Tämä ei kuitenkaan poista työpaikan vastuuta tarjota olosuhteita, jotka mahdollistavat työnteon terveellisesti”, Kalakoski muistuttaa.
Erilaisten työskentelytilojen kokeileminen kannattaa oman työhyvinvoinnin takia. Vaikka uudessa tilassa työskentely voi vaatia hieman enemmän aikaa orientoitumiselle, on työteho korkeampi ja olo parempi, kun häiriöiden määrä on itselle sopiva. Vaihtuvat työpisteet tarjoavat myös uusia inspiraation lähteitä työhön ja virikkeitä aivoille.
Organisaatio määrittelee etätyön pelisäännöt
Organisaation kulttuuri, odotukset ja vaatimukset määrittelevät sen, miten työntekijä käyttää sovelluksia ja milloin viesteihin tulee vastata.
”Liikkuva tietotyö ja etätyö vaativat pelisäännöt, jotka määrittelevät, miten esimerkiksi etäpäivää viettävän työntekijän saa kiinni ja milloin tulee olla tavoitettavissa. On tärkeää, ettei kukaan joudu toimimaan oletusten varassa. Esimiehen kanssa sovitaan säännöt tavoitettavuudesta ja käydään läpi, mitkä ovat työn asettamia vaatimuksia, mitkä työntekijöiden tapoja”, Kalakoski ohjeistaa.
Teknologia voi auttaa myös irrottautumaan työstä.
”30 minuuttia ennen työpäivän loppua puhelimeni piippaa. Hälytys kertoo, että työt tulee lopetella seuraavan puolen tunnin kuluessa. Töistä palautuminen helpottuu, kun suorittaa saman siirtymäriitin töiden jälkeen,” Kalakoski kertoo.
Kun työpäivän lopettaa itse kotona tai kahvilassa, saattavat työasiat ujuttautua vielä iltaankin. Siirtymäriitin avulla ero työn ja vapaa-ajan välillä on selkeä, ja palautuminen on tehokkaampaa.
”Kaikista sovelluksista kannattaa myös laittaa ilmoitukset pois päältä. Se vähentää turhia häiriöitä”, Kalakoski vinkkaa.
Liikkuvan työn mahdollistajat
Liikkuva Yritysverkko
Yritysverkon palveluiden, kuten sähköpostin ja ohjelmistojen, käyttäminen ei nykypäivänä edellytä työntekijöiltä käyntiä toimistolla. Heti käyttövalmiin Liikkuvan Yritysverkon avulla on mahdollista luoda helposti yksi saumaton yritysverkko, joka toimii missä tahansa ja millä tahansa mobiililaitteella. Tien päällä tai toimistolla, päivin, öin ja ympäri vuoden – ilman erillistä tunnistautumista. Tutustu maailman ensimmäiseen täysautomatisoituun verkottamispalveluun, Liikkuvaan Yritysverkkoon!
Laitteet Palveluna -konsepti
Kun laitteet, kuten matkapuhelimet sekä tabletit, hankitaan palveluna, kuukausimaksu pitää laitteiden lisäksi sisällään laitevakuutuksen, laiterekisterin kaikille laitteille sekä niiden tietoturvallisen kierrätyksen. Puhelinten osalta palveluun sisältyy myös huoltopalvelu ja lainalaite huollon ajaksi. Palvelua voidaan myös räätälöidä siten, että työntekijät voivat valita haluamansa päätelaitteen ja he maksavat itse erotuksen, mikäli laite on yrityksen määrittelemää hintarajaa kalliimpi. Lue lisää Laitteet Palveluna -konseptista!