Käyttämällä sivustoamme hyväksyt evästeiden käyttämisen laitteessasi ja tallentamisen siihen. Lisätietoa saat evästeitä koskevasta tietosuojaselosteesta. Lue lisää

Takaisin

Eroon paperista – vaikeaa mutta ei mahdotonta

Kysyimme toimistotyön asiantuntijoilta, onko paperiton toimisto jo olemassa. Vastaus oli ei. Paperittominkin startup säilyttää kansiossa sopimuspapereita – vaikka sopimukset voi jo allekirjoittaa digitaalisesti. Miksi tämä on niin vaikeaa?

Pilvipalvelut ja helppous ratkaisevat

Hupparihörhönäkin tunnettu Sami Kuusela on toimittaja ja liikemies, jonka oma yritys Hupparihörhö on Suomen johtava startup-konsulttiyritys. Se pyrkii saattamaan startupeja ja suuryrityksiä yhteen.

Urallaan Kuusela on nähnyt, miten monista toimistoista on siirtymävaiheen jälkeen tullut aidosti paperittomia. Täysin paperittomaan toimistoon hän ei kuitenkaan usko. Kuuselan omallakin pöydällä lojuu edelleen paperia jonkin verran.

”Suurin osa startupeista pyörii yhden kansion varassa, ja sinne mahtuvat kaikki välttämättömät paperisopimukset. Enää ei ole isoa hyllyä tai kaappia tärkeille papereille.”

Erilaisia teknologisia ratkaisuja paperittomuuden edistämiseksi on ollut vuosituhannen alusta lähtien, mutta jarruna ovat jumiutuneet asenteet. Ratkaiseva askel ovat Kuuselan mielestä Dropboxin kaltaiset, tiedostojen tallentamiseen tarkoitetut pilvipalvelut.

”Applen, Googlen, Microsoftin ja muiden tekijöiden palvelut pitävät tiedot tallessa jatkuvasti laitteista riippumatta. Ja niihin harvinaisiin hetkiin, kun käytössä ei ole nettiyhteyttä, on käytössä myös paikallinen tallenne”.

Sähköisten sopimusten tekemistä ovat edistäneet tilitoimistot, joiden kirjanpito-ohjelmista löytyy digitaalisten sopimusten tekemiseen sopivia ominaisuuksia asiakkaan käyttöön.

Syyt paperin säilyttämiseen ovat Kuuselan mukaan usein hyvin inhimillisiä.

”Ei mikään yritys siirry ideologisista syistä paperittomaan toimistoon. Paperittoman pitää olla helpompaa, monistettavampaa ja käytännöllisempää kuin paperin. Aina näin ei kuitenkaan tunnu olevan, etenkään julkishallinnon projekteissa.”

Kyse on myös pitkälti johtamisesta. Paperittomuustavoite on yksinkertaisesti asetettava yhdessä ja sovittava siihen johtavat askelmerkit. Prosessit on suunniteltava paperittomiksi, ja tavoitteen saavuttamiseksi on luotava rohkaiseva ilmapiiri sekä mielekkäät kannustimet.

Tilaa Telia Signin 14 vuorokauden testijakso heti,

Sopimusten siirto digitaalisiksi tärkeä askel

Tulostamisen ja asiakirjahallinnan ratkaisuja asiakkailleen tarjoavan Docusin myyntijohtaja ja osakas Jani Andersson on nähnyt aitiopaikalta kehityksen kohti paperitonta toimistoa.

”Kaikissa yrityksissä käsitteelle vähän naurahdetaan, mutta muutamissa on päästy hyvin lähelle. Niissä paperia käsitellään enää poikkeustilanteissa.”

Paperia vaativista poikkeustilanteista nousee yksi ylitse muiden.

”Paperia käytetään edelleen paljon sopimusten solmimisessa. Siihenkin tosin on olemassa ja tulossa digitaalisia vaihtoehtoja. Jokainen yritys varmasti miettii nyt vaihtoehtoja paperisopimuksille. Etenkään pk-yritykset eivät kuitenkaan ole vielä tarttuneet tähän mahdollisuuteen.”

Täydellinen paperittomuus ei Anderssonin mukaan onnistu kovin helposti yksittäiseltä yritykseltä. Vaikka omat prosessit olisivat kunnossa, saattaa paperia edelleen saapua postissa yhteistyökumppaneilta tai asiakkailta. Andersson uskoo, että käsinkosketeltavilla asioilla, kuten paperilla tulee olemaan paikkansa tulevaisuudessakin. Tärkeintä onkin kysyä, missä ja miten sillä on lisäarvoa.

Anderssonilla on kokemusta sadoista eri toimialojen asiakasyrityksistä. Pisimmälle paperittomuudessa edennyt ala ei ole yllätys. ”It-ala on edelläkävijä. Jopa tuhannen työntekijän yrityksessä tulostaminen saattaa olla minimaalista. Toisessa ääripäässä ovat esimerkiksi isännöintiala, tilitoimistot ja muut puhtaasti talousasioiden kanssa työskentelevät yritykset.”

Vastausta paperittomuuskysymykseen voi hakea myös tilastoista. Paperia ja kartonkia kului Suomessa vielä vuonna 2016 noin 160 kiloa henkeä kohden. Alaspäin on tultu selvästi kulutuksen huippuvuodesta 2008, jolloin luku oli lähes 240 kiloa henkilöä kohti.

Paperiton syntyy, kun heittää paperit roskiin

Sami Suvanto työskentelee useiden eri yritysten kanssa kansainvälisen kaupan konsulttina. Hän vetää Suomessa 10 vuotta toimineen BNI-suositteluverkoston ryhmiä Helsingissä. Ideana on kasata yhteen eri alan yrityksiä yhteistyötiimeiksi, joista muodostuu aktiivinen suositteluverkosto. Suomessa ryhmiä on yli 30, ja niissä on mukana yli tuhat yritystä.

”Paperiton toimisto syntyy helposti sillä tavalla, että heittää paperit roskiin!” Suvanto täräyttää. Juuri näin Suvanto on itse pyrkinyt toimimaan jo vuosituhannen alusta. Täysin paperiton toimisto on jo mahdollista töiden puolesta, mutta esimerkiksi koulutusmateriaalit tulee printattua.

”Oma vallankumoukseni alkoi, kun puhelimiin ilmestyivät kalenteriohjelmat. Saman tien nakkasin paperisilla kalentereilla vesilintua.”

Suvanto alkoi pian myös hyödyntää erilaisia pilvipalveluja muun muassa kirjanpidon apuna.  Sopimuksiakin hän on solminut digitaalisesti. Tästä on etua etenkin kansainvälisten toimijoiden kanssa, kun sopimuspapereita ei tarvitse kuljetella ympäri maapalloa.

”Olen solminut digitaalisesti esimerkiksi jälleenmyynti- ja yhteistyösopimuksia. Ensimmäiset tein jo vuosia sitten, mutta silloin järjestelmät olivat sen verran epäselviä, että kaikki sovittiin kuitenkin myös perinteiseen tapaan – paperilla.  Vuoden parin päästä tämäkin hoituu varmasti jo aivan toisella tapaa.”

”Näin juuri kauppaketjun mainoksen palvelusta, jossa kauppakuitit tulevat suoraan kännykkään. Se on toivottu edistysaskel! Jos ostat jotakin ja saat kuitin, niin tiedon pitäisi autenttisesti ja automaattisesti siirtyä johonkin järjestelmään ilman turhia välivaiheita ja papereita.”

Robotiikka muuttaa taloushallintoa

Talousalalla suuria datamääriä hallitaan nykyisin esimerkiksi huippumodernin ohjelmistorobotiikan avulla. Liiketoiminta- ja talousprosessien kehittämiseen ja toteuttamiseen erikoistuneen Efiman talousjohtaja Sanna Kaarlejärvi pohtii työkseen, miten taloushallinnan prosesseja voi kehittää automaation avulla. Efiman toimisto on kaikkien uusien dokumenttien osalta paperiton ja töitä voi tehdä mistä vain, mikä on tärkeää liikkuvassa asiantuntijatyössä.

Kaarlejärven mukaan taloushallinnossa vaaditaan entistä enemmän ja monipuolisempia raportteja niin yrityksen omaan käyttöön kuin viranomaisillekin. Reaaliaikainen alv-raportointi ja ensi vuonna käyttöön otettava tulorekisteri ovat hyviä esimerkkejä uusista vaatimuksista.

Taloushallinnon työmäärä siis lisääntyy, mutta samalla sen pitäisi olla ketterää sekä mahdollisimman näkymätöntä ja kustannustehokasta. Yksi ratkaisu on järjestelmien mahdollisimman pitkälle viety automatisointi.

”Mitä enemmän järjestelmiä automatisoidaan, sitä helpompia liiketoiminnan muutokset ovat.”

Automaatioprosessin kulmakivenä on digitaalinen data. Ohjelmistorobotiikalla ei Kaarlejärven mukaan oikeastaan ole rajoitteita. Asiaa edistää sekin, että aiemmat kankeat ja jähmeät bisnesjärjestelmät ovat Kaarlejärven mukaan ottaneet oppia kuluttajasovelluksista. Etenkin monen järjestelmän mobiilisovelluksia pystyy käyttämään helposti ilman pitkiä koulutuksia.

”Ainoa rajoite on se, että data onkin paperimuodossa. Valitettavan monessa yrityksessä tämä on edelleen arkea, vaikka paperittomasta toimistosta on puhuttu pari vuosikymmentä.”

Suuria etuja saadaan myös erilaisista pilvipalveluista. Niitä voi hankkia käyttöön tarvittaessa vaikka vain kuukausittain. Niihin pääsee yleensä käsiksi mistä tahansa, eikä työnteko ole sidottu tiettyyn paikkaan.

Kyse on johtamisesta ja prosessien suunnittelusta. Jos tavoitteeksi asetetaan paperittomuus, sen saavuttamiseksi on luotava kannustava ilmapiiri.

 

Tee sopimukset ilman paperia

Tee soppari 99% nopeammin ja jää aikaa muuhunkin

Tutustu ja siirry paperittomaan aikaan!

Artikkelin aihealueet

Telia Sign
Lisää samasta aiheesta
Asiakastietojen käsittely haltuun – robotisoitu automaatti asialle
Valehenkilöille uusi mellastuskenttä?
Integroi sähköiset hyväksynnät Telia Sign APIlla
Pekan lista eli 9 kysymystä sähköisestä allekirjoittamisesta
Onko tässä Suomen digitaalisin jalkapalloseura?
Allekirjoitus on kohta historiaa
Tolkkua jatkuvaan sopimusrumbaan
Kolme syytä jumittua paperisopimuksiin
Edellinen artikkeli
Onko tässä Suomen digitaalisin jalkapalloseura?
Jalkapalloseura Tampere Unitedin hallinto toimii digitaalisesti. Siksi Telia Sign oli luonteva lisä ...
Seuraava artikkeli
Tee parempia päätöksiä. Mobiilidata mullistaa kaupunki- ja liikennesuunnittelun
14.3. järjestetyssä tapahtumassa perehdyttiin väkijoukkojen liikkumisen analytiikkaan ja sen ...