”Digitaalinen allekirjoitus on vahvempi kuin käsin kirjoitettu”

Digitaalinen allekirjoitus yleistyy ja on juridisesti yhtä pätevä kuin kynällä kirjoitettu. Telian lakimiehen mukaan se on jopa varmempi kuin paperille tehty allekirjoitus. Miksi näin?

”Paperi ei ole se ratkaiseva elementti, joka tekee sopimuksesta pätevän, eikä vahvistavan allekirjoituksen tarvitse olla käsin kirjoitettu”, sanoo Telian lakimies Irina Kitinprami.

Hänen mukaansa digitaalinen vaihtoehto on yhä yleisempi, ja sitä edustaa muun muassa uusi Telia Sign -allekirjoituspalvelu.

”Digitaalinen allekirjoitus on vähintään yhtä kiistaton ja juridisesti pätevä kuin paperille käsin tehty allekirjoitus. Kaiken lisäksi digitaalisen asiakirjan muuttaminen on mahdotonta ilman allekirjoituksen rikkomista”, Kitinprami sanoo.

Digitaalinen allekirjoitus pätee hänen mukaansa oikeudessa, jos esimerkiksi työnantajan ja työntekijän välille tulee riitaa työsopimuksesta.

Vahva tunnistautuminen takaa pätevyyden

Digitaalisen allekirjoituksen pätevyys perustuu vahvaan tunnistautumiseen. Osapuolet vahvistavat identiteettinsä esimerkiksi Mobiilivarmenteella, pankkitunnuksilla tai Väestörekisterikeskuksen myöntämällä digitaalisella varmenteella.

”Vahva tunnistautuminen tarkoittaa sitä, että allekirjoitus on kiistatta sen ihmisen,  joka allekirjoituksen on tehnyt”, Kitinprami kertoo.

Digitaalinen allekirjoitus voi olla jopa varmempi kuin perinteinen allekirjoitus paperilla. Harvemminhan esimerkiksi työsopimusta laadittaessa työntekijä näyttää passiaan tai muutoin todentaa henkilöllisyyttään.

”Digitaalinen allekirjoitus on varmempi myös siinä mielessä, että digitaaliseen muotoon laadittu asiakirja säilyy paremmin turvassa kuin paperit, jotka voivat helposti hukkua johonkin ja päätyä vääriin käsiin. Sopimuksissahan on monesti salassa pidettäviä kohtia, joiden ei haluta leviävän ulkopuolisten tietoon”, Kitinprami sanoo.

Digitaalinen allekirjoitus säästää valtavasti työaikaa

Telia Sign soveltuu mainiosti esimerkiksi työsopimusten allekirjoittamiseen. Näin se toimii:

1.    Työnantaja allekirjoittaa sopimuksen digitaalisesti ja lähettää sen työntekijälle digitaalisesti.

2.    Työntekijä vahvistaa identiteettinsä Mobiilivarmenteella tai pankkitunnuksella. Hän signeeraa työsopimuksen niin ikään digitaalisesti ja palauttaa sen työnantajalle – tietenkin digitaalisesti.

Paperirumba vie usein yrityksissä valtavasti työaikaa. Digitaalinen allekirjoitus säästääkin paljon aikaa ja sen myötä myös rahaa: allekirjoittaminen ei vaadi läsnäoloa tietyssä paikassa tiettyyn aikaan tai kirjeiden lähettämistä postitse.

Työsopimusten lisäksi digitaalista allekirjoitusta voi hyödyntää lukuisissa eri asiakirjoissa, kuten vuokrasopimusten ja asuntokauppojen tarjousten laadinnassa. Allekirjoitettava asiakirja voi olla esimerkiksi PDF-tiedosto tai verkkolomake.

Digitaalisen allekirjoituksen suosio kasvussa

Irina Kitinpramin työhön Telian lakimiehenä kuuluu monien erilaisten sopimusten laatimista.

”Digitaalinen allekirjoitus on yleistynyt hyvin nopeasti viimeisen vuoden aikana. Yritykset käyttävät sitä keskinäisissä sopimuksissaan, ja myös kuluttajat allekirjoittavat sopimuksia ja tekevät tilauksia digitaalisesti yhä enemmän. Esimerkiksi moni yksityisistä asiakkaistamme asioi kanssamme mieluummin digitaalisesti kuin menee paikan päälle myymälään.”

Pätevä koko Euroopassa

Digitaalisen allekirjoituksen juridinen pätevyys perustuu EU-lainsäädäntöön kuuluvaan eIDAS-asetukseen (Electronic identification and trust services for electronic transactions in the internal market), joka käsittelee digitaalista tunnistamista. Asetusta alettiin soveltaa kaikissa EU-maissa kesällä 2016.

”EU-maissa on otettu digitaalinen allekirjoitus käyttöön hieman eri tahdissa. Verrattuna muihin EU-maihin Suomi on perinteisesti ollut digitalisoinnin kärjessä. Myös digitaalisen allekirjoituksen käyttöönotossa Suomi on ollut ahkerimpien joukossa.”

Kitinpramin mukaan digitaalinen allekirjoitus on pätevä EU-tasolla, ja sitä voidaan soveltaa muun muassa eri maiden viranomaisten välisessä asioinnissa. Asetus määrittelee tietyt kriteerit, minkälaisia turvallisuus- ja varmuustasoja digitaalisen allekirjoituksen pitää täyttää, jotta se on juridisesti pätevä.

”Telia Sign täyttää kaikki kehittyneen allekirjoituksen kriteerit, jotka eIDAS
-asetus on määritellyt. Kyse on äärimmäisen kovasta turvallisuustasosta”, Kitinprami sanoo.

Teksti: Milla Rautiainen
Kuva: Istockphoto