Näitä asioita yrittäjät kysyvät palkanlaskijaltaan

Palkanlaskija Mari Pekkariselta kysytään kaikkea maan ja taivaan väliltä. Tulevat lakimuutokset ja verottajan uudet käytännöt askarruttavat yrittäjiä.

”Minusta on hienoa, kun saan auttaa yrittäjiä. Parhaat fiilikset saan, kun kiireinen yrittäjä kiittää neuvoista ja asiat rullaavat”, Telia Talous -palvelun palkanlaskija Mari Pekkarinen sanoo.

Mari Pekkarisen mukaan palkanlaskijalta kysytäänkin monenlaista.  Hän kertoo, mitkä aiheet askarruttavat yrittäjiä eniten.

1. Kysyvätkö pienyrittäjät eri asioita kuin isompien yritysten johtajat?
”Usein isommissa firmoissa on oma työntekijä, jolla on talousalan kokemusta ja joka tietää palkanlaskennasta ja kirjanpidosta. Hän on meille hyvä yhteyshenkilö. Pienyrittäjillä ei välttämättä ole yhtä paljon tietoa palkkahallinnosta. Varsinkin alussa kysymyksiä riittää, kun he ovat ulkoistamassa palkanlaskentansa.

Pienempiä yrityksiä askarruttavat myös HR-kysymykset, koska niillä ei ole erikseen HR-osastoa. Minulta kysytään esimerkiksi palkanlaskennasta ja korvauskäytännöistä työntekijän pitkän sairausloman aikana. Suurin osa palkanlaskijoistamme tietää paljon HR-asioista – ja useinhan niiden katsotaan kuuluvan yhteen palkanlaskennan kanssa.

Kysymykset vaihtelevat senkin mukaan, onko yritys aloittanut juuri vai toiminut jo pidempään. Uuden yrittäjän kanssa lähden usein perusteista: käymme läpi, mitä pitää maksaa ja milloin. Mitä käytäntöjä halutaan luoda eli esimerkiksi maksetaanko lomarahat tietyssä kuussa, voiko ne pitää vapaana vai maksetaanko ne silloin, kun työntekijä on jo lomalla? Aloittavat yrittäjät eivät välttämättä vielä tunne alansa työehtosopimusta perusteellisesti.”

2. Miten EU:n uusi tietosuoja-asetus vaikuttaa yhteydenpitoon?
”Yrittäjät ottavat minuun eniten yhteyttä sähköpostitse, ja se on hyvä tapa. Tämä muuttuu radikaalisti, kun uusi tietosuoja-asetus astuu voimaan 25. toukokuuta 2018. Se tiukentaa henkilötietojen salaamisvaatimuksia. Luulen, että ensi alkuun yhteydenpito yleistyy puhelimitse. Sen huono puoli on, että ei voi olla täysin varma, kuka toisessa päässä puhuu.

Kaikilla asiakkaillamme on käytössä eFina-ohjelmisto. Yrittäjät pystyvät jo nyt täyttämään suurimman osan palkkamateriaaleista sähköisessä eFina-ohjelmistossa: luomaan uuden työntekijän tiedot, vaihtamaan työntekijöiden muutosverokortit ja palkkaraportin yhteydessä kirjaamaan esimerkiksi työntekijän kanssa sovitut palkattomat vapaat.

Kun työntekijät saavat palkkansa, he pääsevät mobiilisovelluksella katsomaan omia tietojaan ja vaihtamaan vaikka tilinumeronsa. Palkkalaskelmat siirtyvät myös Telia Talouden mobiilipalveluun eli työntekijä voi katsoa jatkossa palkkakuittinsa omalta puhelimeltaan. Ohjelmiston käyttö on tietosuojan kannalta täysin turvallista.”

3. Mitkä aiheet askarruttavat toistuvasti?
”On kaksi kestoaihetta: äitiys- ja isyysvapaat ja lomat. Harva yrittäjä on vanhempainvapaiden kanssa tekemisissä jatkuvasti, joten pykälien sisältö ei aina pysy mielessä.

Lomien kertymisestä tulee paljon kysymyksiä. Moni yrittäjä pitää vuosilomien laskemista liian työläänä ja toivoo, että me laskemme ne. Mitä enemmän työntekijöitä on, sitä enemmän yrittäjän aikaa kuluu lomaoikeuksien laskemiseen ja virheiden mahdollisuus kasvaa.

Kun palkanlaskija seuraa lomien kertymistä, lomien hinta pysyy oikeana. Varsinkin, jos käytössä on työehtosopimus, lomapäivien laskeminen ei ole ihan helppoa. Palkoissa ja palkka-asioissa on paljon pieniä yksityiskohtia ja on tärkeää, että kaikki menee täysin oikein.”

4. Miten vuodenajat teemoittavat yrityksen palkanlaskentaa?
”Vuodenajat rytmittävät selvästi työtäni ja se tekee tästä työstä vaihtelevan ja mielenkiintoisen.

Tammikuussa teen palkanlaskennan vuosi-ilmoitukset ja silloin tulee paljon kysymyksiä niistä. Vakuutus- ja eläkeyhtiöt saattavat lähettää kyselyjä suoraan yrittäjälle, joka voi sitten välittää kysymykset minun vastattavikseni.

Helmikuussa tulevat voimaan uudet verokortit. Silloin saan yhteydenottoja esimerkiksi ennakonpidätyksistä ja kumulatiivisesta verotuksesta. Sähköisessä taloushallinnossa edellisenä vuonna työskennelleiden työntekijöiden verokortit tulevat automaattisesti järjestelmään. Tätä eivät kaikki tiedä: jokaisen aikaa säästyy, kun työntekijöiden ei tarvitse enää postitella verokorttejaan.

Maaliskuussa loppuu lomanmääräytymisvuosi eli työntekijät voivat alkaa pitää kertyneitä lomiaan. Silloin raportoin lomien kertymiset asiakkaille, jotta he voivat ilmoittaa niistä henkilökunnalleen. Keväällä vastailen myös tavallista enemmän sairauslomakysymyksiin: kauanko palkkaa maksetaan ja mitä Kela maksaa.

Syksyisin on positiivinen piikki, kun yrityksiin palkataan uusia työntekijöitä. Silloin kysellään työehtosopimuksista ja koeajoista.

Vuoden lopussa maksetaan hallituspalkkiot. On myös niin sanottuja uinuvia firmoja, joista yrittäjät nostavat vain palkkaennakkoa. Kirjanpitäjä ilmoittaa vuoden lopussa, minkä verran ennakkoa on nostettu. Palkkaennakko pitää brutottaa palkaksi ja ilmoittaa verottajalle työnantajasuoritukset.”

5. Mikä on tämä uusi tulorekisteri?
”Kaikki yrittäjät eivät vielä tiedä tulorekisteristä ja se herättää kysymyksiä.

Vuoden 2019 alussa verokorttien A- ja B-vaihtoehdot poistuvat, kun tulorekisteri otetaan käyttöön. Tulorekisteri keventää yrityksen taakkaa siten, että se yksinkertaistaa palkan maksamiseen liittyviä ilmoitusmenettelyjä.

Jatkossa palkkatiedot ilmoitetaan tulorekisteriin heti kun ne maksetaan. Rekisteri korvaa erikseen Verohallinnolle, työeläkelaitoksille ja työttömyysvakuutusrahastolle toimitettavia vuosi-ilmoituksia eli moninkertainen raportointivelvollisuus poistuu. Tämä on tervetullut uudistus.”

6. Osaavatko yrittäjät hyödyntää riittävästi sähköistä taloushallintoa?
”Opetamme uusille asiakkaille, miten eFinassa muun muassa hallinnoidaan palkkoja. Yleensä yrittäjät omaksuvat verkkopalvelun ja mobiilisovelluksen käytön nopeasti.

Rohkaisemme kaikkia asiakkaitamme perehtymään sähköisen palvelun näppäryyteen. Esimerkiksi mobiilikuittiskannerin käyttö sujuvoittaa arkea valtavasti. Mobiiliskannerilla kuitista saa otettua kuvan saman tien, ja sen jälkeen kuitti on tallessa eFina-palvelussa. Jos monien kuukausien kuitit jäävät lojumaan lompakkoihin ja laatikoihin, aikaa tuhlautuu valtavasti, kun kuittien aiheita aletaan muistella myöhemmin.”

Taloushallinnon ulkoistamisessa on tärkeää, että yrittäjä ei jää yksin kysymystensä kanssa. Telian sähköinen taloushallinto tarjoaa oman nimetyn palkanlaskijan ja kirjanpitäjän, jotka auttavat sinua päivittäisissä kysymyksissä ja ihmetyksen aiheissa.

Teksti: Henna Rautiainen
Kuva: Jaakko Lukumaa